Beginnen wir mit einer kleinen Geschichte aus unserem Unternehmeralltag. Meine Frau hat mit September ihr aktuelles Dienstverhältnis mit ihrem Arbeitgeber verändert, um mich im Büro mehr unterstützen zu können. Das tat sie aber zuvor ohnehin schon, soweit es ihr 40-Stunden Job mit wöchentlichen Überstunden erlaubte. Nun war sie erst kürzlich voller Tatendrang und wollte eine E-Mail an einen unserer Kunden schicken. Leider musste sie feststellen, dass sie eine Fehlermeldung bekommt, sobald sie mit der Haupt-Mailadresse Nachrichten versendet. Ich selbst war nach eingänglicher Überprüfung der Sache mit meinen Kenntnissen überfragt; Server- und Maileinstellungen zählen aber auch nur zu den Randgebieten meiner Programmierkenntnisse.
Also gut, schrieb ich eine Mail an meinen IT-Spezialisten auf diesem Gebiet, der meinen Server als auch die Office-Konten verwaltet. Natürlich musste ich diese inhaltlich richtig formulieren, damit er mein Problem und meinen Wunsch versteht. Das nahm natürlich schon seine, wenn auch nur kurze, Zeit in Anspruch. Aber danach kam erst das wirklich Zeitintensive: Das Warten auf eine Antwort von meinem IT-Spezialisten.
Da hängt man dann erstmal in der Luft. „Hat Herr X überhaupt meine Mail erhalten?“ „Lässt sich das Problem einfach lösen, oder ist es eine komplizierte Angelegenheit?“ Und vor allem: „Lass es nichts Kostspieliges sein!“
Bis ich eine Antwort erhielt, war ich natürlich laufend mit dem Thema gedanklich beschäftigt; es war sozusagen in meiner geistigen To-do-Liste gespeichert. Nach zwei Tagen erfolgte dann die erlösende Mail: Die Einstellungen wurden geändert, meine Frau hat den Zugang zur Mailadresse. Das Problem lag einfach darin, dass sie bis dato keine Nutzerberechtigung hatte.
Welche Lösung bietet sich an?
Für den Kunden ist es immer unbefriedigend, wenn er auf eine Antwort warten muss. Die E-Mail-Kommunikation ist etwas zeitaufwändig, manchmal auch ein richtiger Zeitfresser, in ihrer Bearbeitung, aber dennoch eines der beliebtesten Kommunikationsmittel in Unternehmen. Mit unserem BE-Kommunikationsmodul umgehen wir dieses Problem. Eure E-Mails an unsere Support-Mailadresse werden direkt ins BE-MOD System eingespielt und als Ticket angelegt. Somit kann keine Kundenanfrage mehr untergehen! Ihr bekommt sofort automatisch eine Antwort, dass euer Ticket erfasst ist. Und spätestens, wenn ich es fertig bearbeitet habe, sendet euch BE-MOD den Status samt Leistungsrückmeldung retour. Und das alles automatisch, ohne dass ich auch nur einmal das E-Mail-Programm geöffnet habe. Diese Möglichkeit spart mir Zeit, aber auch euch, wenn ihr dieses Tool für euer Unternehmen und euren Support nutzt. Das schafft eine offene, ehrliche und zeitnahe Kommunikationsbasis für zufriedene Kund*innen, Mitarbeiter*innen aber auch Unternehmer*innen.
Und jetzt kommt mein Bekannter Gottfried Hündler ins Spiel. Gottfried ist Experte darin, wenn es ums Zeitmanagement in Unternehmen geht. Sein Credo: “Eine Stunde Zeitgewinn pro Tag.“ Seine Vision und seine Tätigkeit passen gut zu uns, denn: BE-MOD vereinheitlicht, strukturiert und vereinfacht Unternehmensprozesse. Schlussendlich führt es zu verbesserter Kommunikation und dadurch auch zum Zeitgewinn, wenn in ein umfassendes ERP-/CRM-System wie BE-MOD investiert wird. Passend zum Thema hat Gottfried kürzlich den Blog „Möchten Sie Ihre E-Mails schneller erledigen?“ geschrieben, den ich euch an dieser Stelle weiterempfehlen muss: https://www.huendler.com/post/möchten-sie-ihre-e-mails-schneller-erledigen
Übrigens bietet Gottfried auch 1/2 -Tagesworkshops für Firmen zum Thema “E-Mails effektiver erledigen” an. Damit ihr euch zukünftig mit den wesentlichen Tätigkeiten in eurem Unternehmen auseinandersetzen könnt, anstatt eure kostbare Zeit für E-Mail-Bearbeitung zu vergeuden.
Zum Thema empfehlen wir euch auch den Blog zum Thema „Automatisierte Kommunikationsmöglichkeiten“.